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gesmar y Algunas funciones Recientes Sobre Pedidos de Venta

Categoría: Gesmar , Pedido de Venta

Siempre que hablamos de gesmar, decimos que una de sus características es el ser dinámico, cambiante. Esos cambios nos los comentan nuestros clientes, que ven que tienen un problema o algo que desean controlar, y en vez de buscar herramientas fuera de gesmar, buscan la solución dentro. En los procesos con mucha manipulación de datos, es probable que si reducimos la manipulación de los trabajadores,  ganaremos en tiempo y en rigor de la información (reducimos la posibilidad del error humano).

En algunos casos la solución de un problema puede ser que ya exista en gesmar, pero puede ser que a nuestro cliente (el marmolista)  no le interese esa solución y nos proponga otra. Esa solución se estudia y en un 90% de los casos se implementa para que gesmar crezca, y el cliente este contento. Además desde DELTA GESTION damos la posibilidad de ese cambio.

Pedidos de Ventas. Incidencia en un trabajo. 

Así en los Pedidos de Venta, (recordemos que cuando un presupuesto se acepta total o parcial se genera un Pedido de Venta en gesmar) , puede ocurrir que tengamos problemas con el trabajo. Esos problemas se transforman en incidencias del Pedido de Venta. Las incidencias ya en la última versión de gesmar, tenían cabida, pero en la nueva versión de gesmar le damos un tratamiento  diferente. Las incidencias ahora son Pedidos de Venta con otra serie, ya que al final es realizar un trabajo: crear una pieza o el trabajo de nuevo. Ello implica saber al final del mes que cantidad de trabajos tienen incidencias, que importe nos implica y que material hemos consumido para tal fin.

Además, podremos rellenar el pedido de procedencia para que la trazabilidad de los trabajos sea continua. 

Pedidos de Ventas. Control de los que se anulan.

Otro aspecto en los Pedidos de Venta, es el control de los Pedidos de Venta que se anulan. Todo tiene un principio y un fin, y los pedidos que no siguen para adelante debemos tenerlos en cuenta, por que no deben de tenerse cuentan para el valor del mes. Si de un informe de Pedidos no quitamos los que se anulan no sabremos la carga de trabajo que tenemos en la empresa. En el tema comercial, ahí comerciales que comisionan por pedidos, y evidentemente los anulados no debería estar en ese cálculo. Otro aspecto importante de la anulación de pedidos es el motivo. En gesmar existe un campo para rellenarlo y así poder mejorar de cara a sus clientes la calidad del servicio.

Tema importante también es saber si el pedido posee o no albarán cuando es anulado , por que si el trabajo no se hace, en el informe debería salir como 0 pero si se ha realizado y después se anula, debería salir como negativo.

Pedidos de Venta y los SubPedidos de Venta.

En un Pedido de Venta nos podemos encontrar líneas donde se trabaja por unidades con el cliente. Unidades que define el cliente del marmolista que son indivisibles y es un conjunto de elementos. Por Ejemplo: 80 MOD12 ENCIMERA DE BAÑO CON REPISA.  Lo normal es que las 80 unidades se suministren a lo largo de un tiempo estipulado con el cliente, y que el pago de las mismas se realice con forme se van entregando. Sobre esta línea se debe llevar el control cuando la acepte el cliente ya que en todo momento deberemos saber cuantas nos faltan por servir , o que albaranes hemos realizado de esa línea,…..  En gesmar para dar solución a esto surgen los SubPedidos. Un subpedido parte del pedido original y lleva de todas las líneas del pedido las que hacemos y las que restan. Así la trazabilidad no falla y el pedido de venta guarda su formato original.


Entrevista de Focus Piedra

Categoría: Gesmar

Delta Gestión incorpora novedades en su software de gestión para empresas de la piedra natural

Por Focus Piedra   /  10 mayo, 2019

Desde Delta Gestión informan sobre todas las novedades que han incorporado en el software de gestión destinado a las empresas del sector de la piedra natural Gesmar. Entre sus ventajas destaca el ahorro de tiempo que proporciona, los escasos requisitos para su implantación o el coste.

deltagestion

Una de las principales novedades del software de gestión de Delta Gestión para empresas de la piedra afecta principalmente a las tarifas. Sin duda una de las mayores preocupaciones de la empresa. “A diferencia de otros sectores en la piedra nos movemos con muchísimos materiales, terminaciones y medidas. Cada vez que se tiene que generar un presupuesto por parte del departamento de Administración, vemos que el tiempo empleado es bastante elevado porque hay que consultar carpetas de las diferentes tarifas de proveedores, lo que también posibilita el error humano”, explica Jose Navarro, del departamento de Análisis y Producción..

Una de las principales innovaciones del software de Delta Gestión afecta al cálculo de los precios de venta de los materiales. “Este año hemos innovado una nueva opción mediante la cual partiendo del precio de compra se puede obtener el precio de venta de forma automática y por familia. Por lo tanto, podemos cambiar todos los precios de venta de la familia Dekton sin que eso influya sobre la tarifa de Compac, por ejemplo. Con esta opción el gerente de la empresa puede cambiar los precios rápidamente”.

Si una empresa no quiere implementar esta novedad, el programa de Delta Gestión dispone de otra alternativa. “Hay otro método para poder calcular el precio de forma rápida gracias a buscadores potentes que pueden dar una orientación del precio más adecuado que puede dar en cada caso”.

Para los marmolistas que todavía gestionan sus pedidos de forma manual con un Excel la empresa ofrece una solución clara: “No solo es un programa más; es un sistema informático para que facilite a la marmolería y a sus trabajadores toda la gestión. En el centro de este sistema informático se encuentra nuestro software Germar. Es una solución pensada para el sector de la piedra independientemente de si son empresas elaboradoras, distribuidoras o de si tienen 20 o 50 trabajadores”.

El software Gesmar no es un paquete cerrado. “Es una herramienta dinámica y en constante crecimiento. Damos solución a todas las cuestiones que el sector de la piedra nos pone en el camino e intentamos eliminar todos los problemas informáticos intermedios que pueden surgir al tener una herramienta de este tipo. Lo que queremos es que las diferentes marmolerías trabajen con Gesmar optimizando su rendimiento y se olviden de todas las cuestiones informáticas que lo puedan rodear. Cuestiones como administración del servidor, actualizaciones de Gesmar…”.

Dentro de la gestión del trabajo en una marmolería uno de los factores más importantes es el ahorro de tiempo que se puede obtener con esta herramienta. “La empresa puede ahorrar más de un 80% del tiempo. También es muy importante poder analizar y explotar los datos que tenemos. Gesmar incorpora procesos que automatizan todas las tareas cotidianas que puede tener cualquier trabajador dentro de una marmolería. Con Gesmar la selección de un cliente para un presupuesto supondrá un instante. Y lo mismo el cálculo de una medida ya sea en metros cuadrados, cúbicos o lineales, porque no hay que utilizar calculadora. La definición del artículo que vamos a vender y su precio puede ser casi inmediato”.

Un ejemplo claro del ahorro de tiempo se puede comprobar al generar un pedido y una factura. “El tiempo para el departamento de Administración es mínimo. Podríamos decir que llevaría unos minutos desde el presupuesto hasta la generación de la factura; presupuesto, pedido, alabarán, factura y cobros de la misma”.

Los requisitos que necesita una marmolería para instalar este software son mínimos. “Lo único que necesita el cliente es un ordenador y una conexión a Internet. El cliente se conectará a nuestros servidores, donde estará ubicado Gesmar. Si la empresa cuenta con tres personas que van a trabajar con Gesmar habilitaremos el acceso al servidor en los tres equipos. Hay que tener en cuenta que nosotros estamos en Granada y tenemos clientes en el norte de España, como Marmolería Pefersa o Marmolería Guzmán. También tenemos clientes en el centro de España, como AzaStone, en la zona este como Plataforma del Mármol y en Andalucía como Mármoles Gades o Mármoles Isidoro Ruiz”.

Para comenzar a trabajar con Gesmar, “como cualquier otro software, es necesaria una formación inicial para saber cómo realizar las cosas que desee hacer el cliente. Además, desde Delta Gestión realizamos cursos formativos sobre determinados aspectos. Los clientes también tendrán acceso a consultas ilimitadas cuando empiecen a trabajar con nosotros”.

En cuanto al coste de la implementación de un software de gestión de la piedra; “a nosotros lo que nos interesa es que nuestro trabajo lo utilice el máximo número de clientes posible. Para ello nosotros disponemos de una cuota mensual equivalente a lo que puede ser el gasto de teléfono o de asesoría laboral y fiscal. No queremos ser un gravamen para el cliente. Un precio básico podría ser a partir de 150 euros para tres usuarios. Esto incluye consultas ilimitadas, actualizaciones y cinco horas de desarrollo o auditoría”.







gesmar y la trazabilidad de una venta I

Categoría: Gesmar

LA TRAZABILIDAD DE UNA VENTA PARA gesmar

Cuando se realiza una venta, (vamos a analizar una venta que pase por casi todos los pasos), partimos del presupuesto en el cual nos pueden aceptar una línea, varias líneas o todo, y generando uno o varios pedidos. Esos pedidos podrán tener ordenes de producción o no, y generaran uno o varios albaranes de una o varias series. Estos Albaranes se podrán facturar de uno en uno o agrupándose por cliente. Esta factura podrá tener una o varias formas de cobro, lo que hará que la factura esta cobrada o parcial mente cobrada. Si se desea la trazabilidad culmina, cuando la factura entra en contabilidad, anotando el debito del cliente, anotando en el registro de IVA y anotando en el registro de Ventas la misma, y los cobros en sus diferentes partes.

En gesmar un usuario puede ir a cualquier documento anteriormente indicado y ver lo que tiene detrás y lo que tiene delante, o sea si estamos en un pedido podremos ver en todo momento cual es su presupuesto de procedencia si lo tiene y cuáles son los albaranes o el albarán que ha producido.

Ahora incorporamos una opción que al usuario le permite verlo todo sin salirse de una pantalla. Veamos su formato.

2017 gesmar Situacion Ventas

En este formulario que es más largo, vemos la importancia de las fechas de cada documento,  vemos que podemos acceder a cualquier documento de la trazabilidad de la venta, podemos buscar por cualquier campo, podemos exportar a Excel cualquier búsqueda dinámica que realicemos……

Vemos la facilidad de analizar las ventas de un periodo de tiempo cualquiera, y por colores y zonas sin rellenar sabremos en todo momento la situación real: Sabremos que Pedidos no se han albaranado, o que presupuesto no han seguido para adelante o cuando tenemos pendiente de cobro de cada factura, o si un pedido posee varios albaranes, o cuantos albaranes y de quien están sin facturar………..

 

 

 


gesmar y la trazabilidad de una venta II

Categoría: Gesmar

INFORMACIÖN DEL FORMULARIO DE SITUACION

Vamos a ver como es la pantalla con un ejemplo:

2017 gesmar Situacion Ventas III-1

(Los campos Empresa y Cliente Final han sido borrados por criterio de privacidad)

En este ejemplo, vemos como partimos del Número de Pedido, con su fecha de creación de Pedido, la empresa que lo encarga y su botón para acceder directamente a él y poder hacer cualquier gestión, después volvemos al formulario de Situación. Podremos hacer búsquedas dinámicas, como buscar los pedidos de un mes, de un cliente, desde un número de pedido a otro,….. Y llevarlo a Excel para poder tratarlo.

Posteriormente nos vienen los campos de Número de Presupuesto, Fecha de Presupuesto, Número de Resumen, Fecha del Resumen, Número de Albarán, Fecha de Albaran, Fecha Factura y Número de Factura. Si el Pedido posee presupuesto ahí lo tendremos. Si lo deseamos, desde hay podremos entrar al Presupuesto para ver cualquier dato. Lo mismo pasa con el Albarán y la Factura.

Por último nos llega el importe de la Factura y la cantidad cobrada de la misma. El último botón, nos permite entrar a los cobros de la factura con sus fechas y posibilidad de imprimir un justificante del mismo.

2017 gesmar Situacion Ventas III-2

Por último nos dice el informe, lo pendiente de la factura, el número de orden de producción, la fecha de la orden de producción y el cliente final. Este último campo es muy importante en clientes que trabajan con tiendas de cocina o particulares, nos dirá el nombre del cliente final al que le hemos realizado el trabajo. Así por ejemplo si hemos realizado un trabajo a: Pepe Navarro y el cliente al que facturamos es COCINAS DELTA S.L.  Podremos buscar la información por ambos.

 

ACCESO A LA INFORMACION

El formulario, posee unos botones azules con una «i» en medio, que nos permite el acceso al documento en cuestión.

2017 gesmar Situacion Ventas II

Veamos un ejemplo:


gesmar y el movimiento de materiales por nuestra fábrica I

Categoría: Gesmar

INTRODUCCION

Para conocer en todo momento donde se encuentra nuestro material por la fabrica, gesmar pone su  disposición un conjunto de herramientas que posibilita tal fin. Para el control de nuestros pedidos, esta información es importante.

Para ilustrar estos flujos de movimiento, gesmar utiliza dos conceptos importantes, Almacén y Ubicación. Nuestra empresa estará dividida en almacenes donde encontraremos los Bloques, las Tablas, las solerias, los trabajos terminados,…… y dentro de cada almacen diferentes zonas donde estará nuestro material, las ubicaciones. Si nuestra empresa posee varias localizaciones, evidentemente tendremos para cada localizacion un almacen.

gesmar taller marmol     gesmar almacen tablas         gesmar almacen bloques

 

gesmar almacen cantera

EJEMPLO PRACTICO

Para explicar el funcionamiento vamos a poner un ejemplo de una empresa como la del dibujo:

Plano Oficinas

(En Verde aparrecen las Ubicaciones y en Negro los Almacenes)

En la Empresa DELTA STONE tenemos cuatro almacenes: ALM1,ALM2, ALM3 y ALM4. (Son almacenes o sub-almacenes de uno principal, el concepto es igual).
Esta empresa usa el ALM1 para almacenar las TABLAS que luego va a usar para distribución. Son tablas que usará para su consumo o para venderlas a terceros. En este almacén vemos cinco zonas o ubicaciones (U1,U2,U3,U4,U5,U6 y U7). Las ubicaciones nos dan información para saber rápidamente donde tenemos un material, pues desde gesmar es un dato importante para su pronta localización. Por ejemplo si tenemos un deposito de un proveedor que deseamos tener un poco a parte podemos usar la U6 y U7. En la U5 tendremos las tablas que más se comercialicen , pues esta cerca de la puerta para ser cargadas en los vehículos.
El ALM2 , por la zona en la que esta se usa para almacenar BLOQUES y BOLOS que extraemos de nuestra cantera o bloques que compramos en el exterior. Por ello tenemos dos zonas: B1 y B2. En B1 tendremos los que bajan de la cantera y aún no están preparados para hacerlos tablas o plaquetas, y B2 los que si están cuadrados. Claramente podríamos a ver sacado otra ubicación B3 que fueran donde están los bolos.
El ALM3 lo llamaremos SECANO es el que dedicaremos para almacenar trabajos erróneos o retales de tamaños raros y difícil de reutilizar.
El ALM4 será donde coloquemos los trabajos que elaboramos. Tendremos dos zonas: E1 y E2 donde colocaremos flejados  los trabajos que hacemos, tales como encimeras, escaleras, solerías,…….. Además en E3 y E4 son dos pulidoras, E5 es un CortaBloques, E6 es una Monolama, E7,E8, E9 y E10 son los Talleres o Bancos de Trabajo.  Tambien es importante saber el material que tenemos en cada máquina.
Si vemos tenemos cuatro zonas de taller, más las Pulidoras y el Cortabloques.
En esta situación, vamos a ver como se controla el flujo de material entre las distintas zonas que tenemos.

La forma de entrar material en el STOCK es:
a)    Material que Extraemos de nuestra cantera. Usaremos la Opción: Extracción/Canteras. Ejemplo Bloque o Bolo que llega a nuestro almacén.
b)    Material que compramos a un Distribuidor. Usaremos la Opción de Albarán de Compra. Ejemplo Compramos “x” tablas a un distribuidor.
c)    Sobrante de usar un material que se considera importante y no un retal. Ejemplo cortamos una tabla y nos sobra la mitad.

Pero luego además, los materiales circulan por nuestras instalaciones, de una zona a otra. Para ello usaremos los Partes de Producción, por que lo que deseamos es saber nuestro material donde esta en todo momento, y esto ayudará al Pedido a saber en todo momento como va. Recordemos que cada Pedido se debe encontrar en un Estado y que además tenemos unas líneas de seguimiento para controlar en todo momento que ha pasado con el mismo.

Algunos Pasos:

a)    Un bloque que se extrae en nuestra cantera, se puede almacenar al aire libre en la misma o bajarse a nuestras instalaciones. Si se baja se almacenaría en el almacén ALM2(BLOQUES)en la zona B1 o B2. En este momento a parte de colocarle un número generalmente sobre el mismo, entraría con un código dentro de gesmar. Ese código indicaría donde está, sus dimensiones, material,… incluso foto si se desea.
b)    Cuando se escoja uno para elaborarlo pasaría del ALM2(BLOQUES)-B1 a ALM4(ELABORADOS)-E6. Entra el Bloque y se empieza a cuadrar. Cuando terminamos, puede ir a ALM2(BLOQUES)-B2 o pasar al Cortabloques: ALM4(ELABORADOS)-E5.
c)    Las Tablas que salgan del Cortabloques que queremos vender como tales, irían a ALM1(TABLAS)-U1. Si por ejemplo son tablas ya vendías o apartadas a ALM1(TABLAS)-U2.
d)    Cuando cogemos una tabla , para realizar una Encimera de Baño: ALM1(TABLAS)-U1 o ALM1(TABLAS)-U6 a ALM4(ELABORADOS)-E7. El resultado, pasaría a ALM4(ELABORADOS)-E1 y el sobrante a ALM3(SECANO)-S1 si es un trozo que queremos guardar o al contenedor.

Vemos que hay procesos internos que no depende de un pedido y otros que si. En el pedido controlamos el material que consumimos y el producto resultante, pero con el parte de producción, controlamos por los lugares que pasa nuestro material antes de dar el producto deseado. Asociado a un Pedido, podremos obtener si se desea, las horas empleadas, por que lugares a pasado, que trabajadores han intervenido,…………

Esto parece engorroso a primera vista, y que además tiene una carga administrativa grande, pero no es así. Veamos como trabaja  gesmar .