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gesmar y el control de la Producción.

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En un negocio como es la piedra, donde se produce una transformacion en el material, es importante controlar los tiempos que se emplean para elaborar los pedidos de los clientes. Cuando queremos saber el porcentaje de beneficio de un pedido hay dos elementos esenciales: El material y los gastos de trabajadores y maquinarias. La primera parte ya la hemos analizado en otros Posts, asi que nos vamos a centrar en la segunda.

taller de marmol

Para realizar tal control, debemos saber en todo momento que hace cada trabajador y que máquinas están funcionando y cuales no. Luego la toma de datos es esencial. Para tal fin , debemos de pensar en que entorno nos estamos moviendo, un entorno de humedad y polvo. Para tal fin DELTA GESTION a creado unas UD (Unidades de Datos), para la recepcion de datos, aunque la empresa puede poner perfectamente un PC para tal fin. Este dispositivo se conectará a gesmar y realizará de forma intuitiva la recepcion de datos, al comiezo y a la finalización del mismo.

toma de datos gesmar produccion

Esta formulario, puede salir en una pantalla táctil, y para meter la información el trabajador tardará 20 Segundos. Al finalizar la entrada, podemos emitir un justicante para el trabajador o bien picar el pedido por la parte de atrás.

Con esta información, podemos saber cuantas horas se dedican a un Pedidos, que máquinas intervienen, que trabajador no ha venido un dia a trabajar, en que estado están los pedidos,……. Además podemos crear heurísticas lógicas de razonamiento, por ejemplo, tenemos dos pulidoras libres y la primera tiene un gasto medido mayor que la segunda, entonces gesmar le puede decir al trabajador que para pulir escoga la segunda. Para tal fin tendremos unos formularios para que el departamento de administración meta los costos asociados a las revisiones de las máquinas, sustitución de piezas,…….

Hemos creado un video para que se pueda ver como funciona esta opción.

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DELTA GESTION Y CONTROL DE SISTEMAS S.L.

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gesmar y algunas particularidades de los ALBARANES IV

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2. Particularidades de Albaranes. (sigue)

Colocación y Portes. La valoración de la colocación y los portes, son dos datos que perfectamente se puede codificar como dos artículos genéricos e ir en las líneas del albarán. Puede parece una rareza el tenerlos fijos en la cabecera del albarán. Esto se hace por que nuestros clientes han detectado que los administrativos algunas veces se le escapa estos conceptos, ponen el material elaborado pero se le olvida la colocación y portes. Es totalmente opcional pero es una forma de que no se escape economía por la puerta.

foto albaran venta colocaion y portes
Descuento.  En gesmar el concepto de descuento en albaranes es interesante. Este concepto se asigna a los clientes en su ficha. Cuando realizamos un albarán, este puede cambiar e incluso ponerle 0. Posteriormente en las líneas, decidimos a cuales aplicar el descuento y a cuales no aplicárselo.

foto albaran venta descuentos
Valoración del Artículo. Lo normal es que el precio nos venga desde el Pedido, y este a su vez desde el presupuesto y la Medición. Pero si deseamos cambiar una línea el precio o añadir una nueva línea, gesmar realiza una serie de búsquedas automáticas, intentando acercarse al valor más exacto. Así, primero ira a ver si existe en nuestros acuerdos con el cliente, alguno. Para cada cliente, podemos tener unos acuerdos de precio en determinados artículos. (Lo mismo que en Proveedores para comprar). Si es nula la búsqueda, buscará en los Artículos definidos a ver si existe. Si esta también la nula, realizará una búsqueda acotada, buscará en los Artículos si existe el material+medida+terminación. (Ej: Supongamos una tarifa de precios que funciona por m2 algunos materiales, o sea SIERRA ELVIRA PULIDO 2CM a 50€ el m2. Ello implica que si hacemos una baldosa o un despiece el m2 va a ser a 50€. Solo meteremos un Artículo y no las diferentes elaboraciones que vamos a tener.)
Si también es fallida, entonces buscaremos por referencia en todos los albaranes si alguna vez lo hemos albaranado a otros clientes.

 


gesmar y algunas particularidades de los ALBARANES III

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2. Particularidades de Albaranes. (sigue)

Estados del Albarán. Cuando manejamos albaranes, muchas veces queremos saber en que estado se encuentra el mismo.gesmar para ello permite definir unos estados para que en todo momento sepamos en que circunstancias esta, bien por que nosotros desde un móvil o tablet queremos contestar a un cliente, bien por que el departamento de administración desea consultarlo o por que nuestro comercial le preguntan como esta el trabajo. Estos Estados estan presentes en todos los Formularios de  gesmar , pues nos van diciendo informacion sin tener que preguntar a nadie. Son Estados como:
o    EN PROCESO, aun lo están preparando para el porte.
o    IMPRESO, el albarán ya lo tiene el transportista y lo va a llevar a su destino.
o    FIRMADO, el albarán ya ha sido entregado y firmado por el cliente y esta en la oficina.
o    FACTURADO, ya hemos emitido la factura del mismo.
Estos son unos ejemplos, pero el usuario puede prersonalizar los suyos, dependiendo de como quiera organizar la información. Lo importante es saber como se encuentran los albaranes y  gesmarte informa. Además posee unos informes para facilitar que no se escape información (Ej: Informe de todo lo que tenemos sin facturar y agruparlos por clientes.) o bien Alertas para que en todo momento vayamos orientando al usuario en su trabajo. (Ej: podemos generar una alerta que al usuario le informe de los albaranes con mas de 15 días FIRMADOS y no facturados).

foto albaran venta estados

Peso de un Albarán. En gesmar es importante saber el peso del material que va ir en un albarán. Con ese dato, podremos saber en que vehículo lo vamos a llevar. Si tenemos varios transportistas,con sus respectivos vehiculos,  podremos decidir cual es el más conveniente. La forma de obtener este dato, gesmar lo aborda de varias formas.

Control de una Obra. En muchos casos suministramos materiales a un cliente en varios sitios, en varias obras. El material servido en cada punto lo puede administrar gesmar. Para ello en cada albarán va la obra. Luego tenemos opciones e informes que explotan este dato, como saber que albaranes tenemos en cada obra, o el total de albaranes de un cliente. Claro esta que gesmar permite el poder facturar los albaranes totales de un cliente, o por obra, o parcialmente de una obra.

 


gesmar y algunas particularidades de los ALBARANES II

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2. Particularidades de Albaranes.

–  Quien lo hace y desde dónde.  Es importante saber quien es el responsable del albarán, quien lo ha hecho, ya sea por posibles problemas de facturación o por calcular alguna comisión como les pasa algunos clientes. También es importante controlar desde que almacén sale el material (para informar al cliente de su Pedido o para poder realizar un porte que lleve más de un albarán) o cual ha sido la sucursal que lo ha gestionado (En que lugar se ha cerrado el presupuesto).

foto albaran venta 2015 quien y dondeVemos que Angel es el Responsable y el trabajo realizado  sale de Granada .

 

 

 

Control de la firma del Albarán.  Es muy importante tener el albarán firmado por el cliente ante posibles problemas que podamos tener con el trabajo. Por ello:

— Si la firma es manual ( o sea el cliente recibe su albarán y lo firma y una copia llega al departamento de administración)

— Si la firma es digital (nuestro personal llega al cliente con una tablet, y el cliente firma el albarán, para posteriormente mandar al correo del cliente una copia en PDF y al departamento de Administración otra)

En ambos casos se debe controlar de forma fácil y gesmar lo hace, tal que cuando vemos el albarán en pantalla sabemos si esta firmado o no en el archivo, el albarán, y además cual es la ubicacion del mismo, o sea la carpeta en la que esta.

foto albaran venta 2015 con el tema firma
Control del albarán Firmado. Lo tradicional, es guardar en el archivo el documento firmado por el cliente, o sea en una carpeta y despues en un definitivo. Pero gesmar permite ver la digitalización del mismo desde el formulario del albarán, así como saber la ubicación física (carpeta o archivo) exacta de donde esta el documento. Esta opción  facilita mucho el tema de la justificación de cliente, ya que con una tablet y buscando el albarán podemos pulsar un boton y nos lo muestra.

foto albaran venta Digitalizacion


gesmar y algunas particularidades de los ALBARANES I

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1.- Concepto de Albarán.

Un Albarán de Venta, su función es ser  un justificante con la firma del cliente de que el material ha llegado y se ha instalado en el cliente. Es un documento que nos dice donde llevamos nuestro trabajo y que es lo que llevamos. Tradicionalmente, teníamos una libreta o bloc, donde a mano se rellenaba el documento.

albaran 3 albaran 2

 

 

 

 

 

La información que llevará este documento será: Número de Albarán para identificarlo, la Fecha en la que lo hacemos,  el cliente de destino, sus datos económicos (Neto, IVA, Total) y material llevamos con sus medidas y precio, fundamentalmente.

Pero cuando llegamos a la Era Tecnológica en la que estamos existen otros datos que debemos controlar y que ayudarán minimizar los tiempos de trabajo lo cual se refleja en ECONOMÍA.  Algunos de esos datos:  Número de Pedido y Presupuesto del que procede, para saber la trazabilidad del mismo, indicar quien ha sido la persona que ha medido lo que hemos producido (medidor), quien va a ir a montar el trabajo en el cliente (montador), como lo vamos a enviar, que transporte vamos a usar (transportista), entre otras.

foto albaran venta 2015

Pero gesmar incorpora a parte de estos aspectos, otros  de conocimiento que nuestros clientes de mucho tiempo nos han ayudado a añadir para que la información del mismo sea la máxima y su control óptimo.


gesmar y el control de la Producción.

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En un negocio como es la piedra, donde se produce una transformacion en el material, es importante controlar los tiempos que se emplean para elaborar los pedidos de los clientes. Cuando queremos saber el porcentaje de beneficio de un pedido hay dos elementos esenciales: El material y los gastos de trabajadores y maquinarias. La primera parte ya la hemos analizado en otros Posts, asi que nos vamos a centrar en la segunda.

taller de marmol

Para realizar tal control, debemos saber en todo momento que hace cada trabajador y que máquinas están funcionando y cuales no. Luego la toma de datos es esencial. Para tal fin , debemos de pensar en que entorno nos estamos moviendo, un entorno de humedad y polvo. Para tal fin DELTA GESTION a creado unas UD (Unidades de Datos), para la recepcion de datos, aunque la empresa puede poner perfectamente un PC para tal fin. Este dispositivo se conectará a gesmar y realizará de forma intuitiva la recepcion de datos, al comiezo y a la finalización del mismo.

toma de datos gesmar produccion

Esta formulario, puede salir en una pantalla táctil, y para meter la información el trabajador tardará 20 Segundos. Al finalizar la entrada, podemos emitir un justicante para el trabajador o bien picar el pedido por la parte de atrás.

Con esta información, podemos saber cuantas horas se dedican a un Pedidos, que máquinas intervienen, que trabajador no ha venido un dia a trabajar, en que estado están los pedidos,……. Además podemos crear heurísticas lógicas de razonamiento, por ejemplo, tenemos dos pulidoras libres y la primera tiene un gasto medido mayor que la segunda, entonces gesmar le puede decir al trabajador que para pulir escoga la segunda. Para tal fin tendremos unos formularios para que el departamento de administración meta los costos asociados a las revisiones de las máquinas, sustitución de piezas,…….

Hemos creado un video para que se pueda ver como funciona esta opción.

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gesmar y la Contabilidad. Procesos Cotidianos para una Pyme.

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Independientemente que una empresa tenga su asesoría fiscal para que le gestione la contabilidad, sus impuestos,….. y su asesoría laboral para los contratos, altas, bajas,…la empresa debe saber información en tiempo real de como van sus Pagos, Cobros, su gestión de IVA, sus Retenciones, sus perdidas o ganancias , sus bancos, sus intereses de productos bancarios,…… gesmar con sus procesos intenta automatizar la contabilidad en casi un 90%. Debemos de tener en cuenta que cuando creamos un cliente, un acreedor, un proveedor, un banco, un trabajador…. Automáticamente se abren sus cuentas contables en contabilidad, así nos ahorramos el tener que abrirlas y llevar las numeraciones y generamos una vinculación entre la gestión y la contabilidad a nivel de cuenta.Cobros dos manos y 100 dolares
Por ello gesmar tiene un modulo para la gestión de esta información. Analicemos algunos procesos:
•    IVA: Cuando llegamos a la factura con gesmar, aparece un botón para realizar su apunte contable de forma automática, así podremos controla el IVA repercutido, el importe que debe abonar el cliente y la cuota a ventas. De igual forma pasa cuando facturamos los albaranes de compra, nos aparece un icono para poder contabilizar dicha factura, así sabremos que le debemos al proveedor, cuando IVA Soportado acumulamos y la cantidad de Compra generada.  Todo esto se hace con dos botones. Para controlar la liquidación de IVA nos faltarían los Gastos. Sabemos que tenemos gastos con IVA, Luz, telefonía, Servicios….y otros sin IVA, intereses de productos bancarios, nominas, autónomos,…… pues en el modulo de contabilidad con formularios simples podremos introducir ambos. Así controlamos las liquidaciones de IVA.
•    Retenciones. Con las retenciones de alquiler, profesionales o cantidades a cuenta pasa lo mismo que con el IVA, en los documentos de gastos que van al introducirse van sumando.Cobros unos Euros
•    Cobros y Pagos. Como ya tenemos anotadas todas las ventas, compras y gastos, ahora debemos ver como se anotan los cobros y pagos. En un Cobro, puede darse los casos en los que un cliente transfiera el cobro o nos diga de domiciliar un recibo o nos page en efectivo o pagar con un talón, pagaré, confirming…… todos ellos tiene cabida en la automatización de gesmar. En un Pago, pude darse el caso de pagar con las mismas fórmulas. Como vemos el cliente, proveedor y acreedor pueden pagar facturas completas o parciales. Gracias a los Extractos de Cuenta que podemos usar en cualquier momento, tendremos el saldo de la cuenta al instante. Incluso este modulo permite la conciliación automática de una cuenta en varias empresas.
•    Bancos-Caja. Con la anterior opción los bancos y la caja se van confeccionando casi automáticamente. Para facilitar los movimientos entre diferentes cajas y cuentas bancarias tenemos unos formularios que automatizan esos flujos económicos.
•    Diario. Receptor de toda la información.
Para ver la información, ver un Perdidas o Ganancias  o un Balance de Cuentas, gesmar incorpora sus correspondientes informes en tiempo real.

Además genera un informe muy interesante, que da la evolución de los grupos de cuentas (1 al 7) por meses y colores. Se puede ver en el video que acompaña al post.
Con esta opción que propone el módulos de gesmar para la contabilidad, podemos tener usuarios que no sepan contabilidad para que se vaya creando.
Además podemos exportar el diario a otros programas para hacer cálculos financieros o económicos.

Ejemplo en el siguiente video:  http://youtu.be/lpTwMLw6JxA

 


gesmar y la variación del Stock

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Cuestión. Cuando tenemos cualquier tipo de negocio, uno de los parámetros importantes del mismo es el Stock del Almacén. En una empresa donde compramos por ejemplo 10 vasos y vendemos dos, el control del stock es fácil, sería de 8 vasos siempre y cuando no se halla roto ninguno. Pero en una Fabrica de mármol, compramos un material; Tabla, Bloque…. y lo que obtenemos son Encimeras, Solerías, Figuras,…….. Existe una transformación; un articulo que compramos se transforma en otro y además nos deja un resto de material que deberemos hacer que entre de nuevo en el almacén o lo destinemos como deshecho e ira al contendor de basura.

Cantera Perfiles
Solución. Que hace gesmar ante esta cuestión? Lo primero que tenemos es un cliente que entra por la puerta y nos pide presupuesto de algún artículo. Generalmente le damos varias opciones para que el escoja la que desea. Tras pensárselo viene un día y nos escoge la opción a realizar. Desde gesmar se crea el pedido solo con la línea o líneas que nos ha aceptado. Posteriormente el departamento de administración de la empresa de mármol generara una orden de medición para ver exactamente que debemos hacer y valorar el pedido bien. A la hora de ejecutar el pedido , debemos introducir el material a consumir que se decrementará del Stock. Si no tenemos debemos pedirlo al proveedor o traerlo. Tras elaborar el artículo solicitado, deberemos decidir si el material que sobra es un retal y va a la basura o si es un nuevo articulo y le daremos entrada en el almacén. La entrada al almacén puede ser manual o automática. Lo normal es que sea manual pues el resto a meter puede tener alguna merma por rotura.

gesmar
Para comprobar como el Stock cambia, siempre nos podemos ayudar de un informe dinámico que puede ser consultado desde una tablet,móvil o portátil en modo lectura el stock existente en el segundo. gesmar funciona en tiempo real.

Veamos un ejemplo en el siguiente video.


gesmar y el proceso de una medición en el cliente

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Introducción. Cuando un cliente viene a nuestra empresa, solicita un presupuesto de lo que desea. Vamos a suponer que lo que desea es una encimera. Allí la persona de administración, le dará varios precios de diferentes materiales. Posteriormente el cliente nos llamará para decir que acepta uno de ellos. Con esa línea, gesmar generará el Pedido que nos solicita.En ese momento el cliente firmará el presupuesto y normalmente dará un dinero a cuenta. Ahora debemos ir a medir, entonces la persona de administración deberá hablar con el cliente y ver cuando le viene bien, la hora, la dirección,….. y genera una hoja de medición.

Cobros Tablets

Debemos tener en cuenta que podemos cerrar un número de mediciones alto con lo cual debemos controlar muy claramente cuando las vamos a hacer, para no poner dos el mismos día, o saber por dónde va a estar el medidor para optimizar los desplazamientos. Para ayudar a administración, gesmar posee herramientas visuales que lo facilitan, pero eso lo comentaremos en sucesivos articulos.

gesmar

Proceso. Una vez generada la hoja de medición podemos funcionar de dos formas:

a) Tradicional. Nuestro medidor tendrá la nota, en papel escrito y sobre ella cuando vaya al cliente hará el dibujo y verá los obstáculos, tipo de canto, número de ingletes, colocación del grifo, colocación de fregadero, tipo de estrías,…… y obtendrá la firma de conformidad del cliente. Dicho papel lo entregará en administración y el personal de administración lo deberá introducir en su software y archivar en su carpeta. Si el medidor se retrasa en pasar por la oficina, esos días no se podrá empezar a desarrollar el trabajo.

b) Opción que da gesmar. Nuestro medidor lleva una tablet y cuando va al cliente se conecta al servidor y en tiempo real, (INTERNET) hace el dibujo, recoge la firma y marca las características del trabajo desde gesmar. Al terminar lo graba y lo manda por mail a la administración en formato PDF. Con este proceso, hacemos que en tiempo real, o sea cuando el medidor salga por la puerta del cliente, que la información este en la oficina. Para que administración sepa que el trabajo está desarrollado y se debe empezar el proceso de fabricación, gesmar tiene varias formas de aviso. Por ejemplo, cuando el medidor genera el PDF, automáticamente llega un mail a administración informado de lo sucedido o mandando al usuario de gesmar un aviso visual o saliendo el documento por la impresora predeterminada. Ello es configurable. Eliminamos papeles intermedios.

Veamos un video ilustrativo del proceso: http://youtu.be/ApHxJ_N6x64