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gesmar y la gestión de cobros I

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Uno de los pilares de una empresa, es la GESTION DE COBROS. Esta debe ser eficiente, pues una empresa debe pagar cosas durante el mes: Compras,Gastos,Trabajadores,……..

 

muñeco de cobroCuando en una empresa queremos controlar los cobros de las facturas que hacemos (y los pagos a proveedores, acreedores y trabajadores , pero eso sera en otro post) podemos establecer el control  en la facturación o llevarlo hasta contabilidad. Hoy nos vamos a quedar en las facturación.

Las empresas que llevan sus facturas a un asesor fiscal externo y no llevan contabilidad dentro de la empresa , les hace falta controlar los cobros de las facturas, por que estas muchas veces emplean varias formas de cobro diferentes y  se hace a lo largo del tiempo. gesmar

dos manos y un billete

Para ello gesmar se apoya en listados dinámicos (se actualizan en tiempo real) y en formularios intuitivos. Los informes nos van dando lo cobrado y lo que resta de cada factura por cobrar. Estos listados se pueden sacar entre fechas , por clientes,…. y cuando la factura es cobrada totalmente sale de los mismos. Asi si un comercial realiza un cobro en un cliente y lleva su tablet, el puede anotar el cobro en ese momento y en la oficina saldrá el mismo. Los formularios son faciles e intuitivos para anotar el cobro siempre desde la factura.

 

Gestion_de_cobros_factura_2Gestion_de_cobros_factura_1

Lo mejor para esto es ver un ejemplo como el del video siguiente.


gesmar y los movimientos del Stock

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En una empresa del sector de la piedra, es importante controlar el Stock de los materiales que tenemos en nuestro almacén. Debemos saber las tablas que tenemos, los bloques, las baldosas, las bandas,…… Esta información debe ser dinámica y ágil, en tiempo real.

La entrada de material cuando se hace por Compra,  se hará a partir del Albarán de Compra, o sea compramos algo y al picarlo ya lo debemos tener en el Stock.  Este es el caso de empresas de Distribución. La entrada de material también se puede producir por un parte de producción, extraemos un material de la cantera y lo llevamos al almacén o cuando se transforma un material en otro.  El Stock se organiza por Almacenes. Dentro del Stock organizamos los materiales por medidas, agrupando las que sean iguales. Si tenemos subalmacenes o ubicaciones, también agrupamos por ellos.

gesmar Allbaran de Compra 1

La línea de un albarán de compra, tendrá su denominación y sus medidas, para diferenciar una tabla de otra. El material podrá tener un código de barras asociado, con el cual podemos realizar un albarán picando los códigos de los materiales.

gesmar Albaran de Compra 2

El Stock se controla con formularios asociados que nos la información o con informes. También gesmar posee listados que dan los movimientos de un artículo por el Stock, cuando se compró, cuando se vendió, en que documentos intervienen,….

gesmar Stock en Pedidos

 

gesmar incorpora un módulo importante en este momento. Los proveedores cuando venden tablas, ellos nos pueden poner en el albarán unas medidas, que no se corresponde después con las que tiene las tablas, en el albarán pueden ser menores. Cuando vayamos a vender esas tablas gesmar en su línea de venta, diferencia las dos, una para cuando se venda obtener máximos beneficios de la tabla y otra para decrementar correctamente del Stock el material y no se produzcan diferencias, por vender con unas medidas y comprar con otras.

La forma de decrementar el Stock, puede ser desde albaranes de venta, usado por empresas de distribución, que compran tablas y venden tablas, o en pedidos de venta, usado por empresas elaboradoras, que compran tablas y por ejemplo realizan encimeras, o en partes de producción, usado por canteras que extraen bloques y lo transforman en tablas.

Veamos un video, donde compramos dos tablas de un material diferentes, y una la vendemos y la otra no. En el video podemos ver como se establecen controles de entrada y de salida.

 

 


gesmar y el movimiento de materiales por nuestra fábrica II

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COMO TRABAJA gesmar

Para los movimientos de materiales por la empresa usamos la entrada de Parte de Producción. Esta opción se compone de dos partes, la primera que nos saca el material del Stock y la segunda que nos lo lleva a un destino.

2016 gesmar partes de produccion formulario

Veamos unos ejemplos que ilustran estos movimientos.

1.- Si sacamos un bloque desde nuestra cantera, usaremos la opcion de Extracción-Canteras. Cuando llega a la fábrica su entrada seria algo así:

2016 gesmar extraccion cantera 1

Como veriamos su Stock:

gesmar Sock de una extraccion 1

2.-  Que pasaría si ese bloque es llevado al cortabloques y se hace tablas:

2016 gesmar partes de produccion Bloque de Almacen a Cortabloques

2016 gesmar partes de produccion Cortabloques a Almacen

Con ello vemos en todo momento el material que ahí en cada parte de la Fábrica. Así quedaría el Stock:

 

gesmar Stock ejemplo

Veamos un Video.

 

 


gesmar y el control de la Producción.

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En un negocio como es la piedra, donde se produce una transformacion en el material, es importante controlar los tiempos que se emplean para elaborar los pedidos de los clientes. Cuando queremos saber el porcentaje de beneficio de un pedido hay dos elementos esenciales: El material y los gastos de trabajadores y maquinarias. La primera parte ya la hemos analizado en otros Posts, asi que nos vamos a centrar en la segunda.

taller de marmol

Para realizar tal control, debemos saber en todo momento que hace cada trabajador y que máquinas están funcionando y cuales no. Luego la toma de datos es esencial. Para tal fin , debemos de pensar en que entorno nos estamos moviendo, un entorno de humedad y polvo. Para tal fin DELTA GESTION a creado unas UD (Unidades de Datos), para la recepcion de datos, aunque la empresa puede poner perfectamente un PC para tal fin. Este dispositivo se conectará a gesmar y realizará de forma intuitiva la recepcion de datos, al comiezo y a la finalización del mismo.

toma de datos gesmar produccion

Esta formulario, puede salir en una pantalla táctil, y para meter la información el trabajador tardará 20 Segundos. Al finalizar la entrada, podemos emitir un justicante para el trabajador o bien picar el pedido por la parte de atrás.

Con esta información, podemos saber cuantas horas se dedican a un Pedidos, que máquinas intervienen, que trabajador no ha venido un dia a trabajar, en que estado están los pedidos,……. Además podemos crear heurísticas lógicas de razonamiento, por ejemplo, tenemos dos pulidoras libres y la primera tiene un gasto medido mayor que la segunda, entonces gesmar le puede decir al trabajador que para pulir escoga la segunda. Para tal fin tendremos unos formularios para que el departamento de administración meta los costos asociados a las revisiones de las máquinas, sustitución de piezas,…….

Hemos creado un video para que se pueda ver como funciona esta opción.

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DELTA GESTION Y CONTROL DE SISTEMAS S.L.

Mail: delta@deltagestion.net
Facebook: https://www.facebook.com/deltagestion
Skype:  josenavarro1969
WhatsApp: 34 670612786
Canal de Youtube de gesmar:  https://www.youtube.com/channel/UC4ZyW_fAkf1npkUeTlD4nYw
Tlf: + 34 958572350

 

 


gesmar y algunas particularidades de los ALBARANES IV

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2. Particularidades de Albaranes. (sigue)

Colocación y Portes. La valoración de la colocación y los portes, son dos datos que perfectamente se puede codificar como dos artículos genéricos e ir en las líneas del albarán. Puede parece una rareza el tenerlos fijos en la cabecera del albarán. Esto se hace por que nuestros clientes han detectado que los administrativos algunas veces se le escapa estos conceptos, ponen el material elaborado pero se le olvida la colocación y portes. Es totalmente opcional pero es una forma de que no se escape economía por la puerta.

foto albaran venta colocaion y portes
Descuento.  En gesmar el concepto de descuento en albaranes es interesante. Este concepto se asigna a los clientes en su ficha. Cuando realizamos un albarán, este puede cambiar e incluso ponerle 0. Posteriormente en las líneas, decidimos a cuales aplicar el descuento y a cuales no aplicárselo.

foto albaran venta descuentos
Valoración del Artículo. Lo normal es que el precio nos venga desde el Pedido, y este a su vez desde el presupuesto y la Medición. Pero si deseamos cambiar una línea el precio o añadir una nueva línea, gesmar realiza una serie de búsquedas automáticas, intentando acercarse al valor más exacto. Así, primero ira a ver si existe en nuestros acuerdos con el cliente, alguno. Para cada cliente, podemos tener unos acuerdos de precio en determinados artículos. (Lo mismo que en Proveedores para comprar). Si es nula la búsqueda, buscará en los Artículos definidos a ver si existe. Si esta también la nula, realizará una búsqueda acotada, buscará en los Artículos si existe el material+medida+terminación. (Ej: Supongamos una tarifa de precios que funciona por m2 algunos materiales, o sea SIERRA ELVIRA PULIDO 2CM a 50€ el m2. Ello implica que si hacemos una baldosa o un despiece el m2 va a ser a 50€. Solo meteremos un Artículo y no las diferentes elaboraciones que vamos a tener.)
Si también es fallida, entonces buscaremos por referencia en todos los albaranes si alguna vez lo hemos albaranado a otros clientes.

 


gesmar y algunas particularidades de los ALBARANES III

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2. Particularidades de Albaranes. (sigue)

Estados del Albarán. Cuando manejamos albaranes, muchas veces queremos saber en que estado se encuentra el mismo.gesmar para ello permite definir unos estados para que en todo momento sepamos en que circunstancias esta, bien por que nosotros desde un móvil o tablet queremos contestar a un cliente, bien por que el departamento de administración desea consultarlo o por que nuestro comercial le preguntan como esta el trabajo. Estos Estados estan presentes en todos los Formularios de  gesmar , pues nos van diciendo informacion sin tener que preguntar a nadie. Son Estados como:
o    EN PROCESO, aun lo están preparando para el porte.
o    IMPRESO, el albarán ya lo tiene el transportista y lo va a llevar a su destino.
o    FIRMADO, el albarán ya ha sido entregado y firmado por el cliente y esta en la oficina.
o    FACTURADO, ya hemos emitido la factura del mismo.
Estos son unos ejemplos, pero el usuario puede prersonalizar los suyos, dependiendo de como quiera organizar la información. Lo importante es saber como se encuentran los albaranes y  gesmarte informa. Además posee unos informes para facilitar que no se escape información (Ej: Informe de todo lo que tenemos sin facturar y agruparlos por clientes.) o bien Alertas para que en todo momento vayamos orientando al usuario en su trabajo. (Ej: podemos generar una alerta que al usuario le informe de los albaranes con mas de 15 días FIRMADOS y no facturados).

foto albaran venta estados

Peso de un Albarán. En gesmar es importante saber el peso del material que va ir en un albarán. Con ese dato, podremos saber en que vehículo lo vamos a llevar. Si tenemos varios transportistas,con sus respectivos vehiculos,  podremos decidir cual es el más conveniente. La forma de obtener este dato, gesmar lo aborda de varias formas.

Control de una Obra. En muchos casos suministramos materiales a un cliente en varios sitios, en varias obras. El material servido en cada punto lo puede administrar gesmar. Para ello en cada albarán va la obra. Luego tenemos opciones e informes que explotan este dato, como saber que albaranes tenemos en cada obra, o el total de albaranes de un cliente. Claro esta que gesmar permite el poder facturar los albaranes totales de un cliente, o por obra, o parcialmente de una obra.

 


gesmar y algunas particularidades de los ALBARANES II

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2. Particularidades de Albaranes.

–  Quien lo hace y desde dónde.  Es importante saber quien es el responsable del albarán, quien lo ha hecho, ya sea por posibles problemas de facturación o por calcular alguna comisión como les pasa algunos clientes. También es importante controlar desde que almacén sale el material (para informar al cliente de su Pedido o para poder realizar un porte que lleve más de un albarán) o cual ha sido la sucursal que lo ha gestionado (En que lugar se ha cerrado el presupuesto).

foto albaran venta 2015 quien y dondeVemos que Angel es el Responsable y el trabajo realizado  sale de Granada .

 

 

 

Control de la firma del Albarán.  Es muy importante tener el albarán firmado por el cliente ante posibles problemas que podamos tener con el trabajo. Por ello:

— Si la firma es manual ( o sea el cliente recibe su albarán y lo firma y una copia llega al departamento de administración)

— Si la firma es digital (nuestro personal llega al cliente con una tablet, y el cliente firma el albarán, para posteriormente mandar al correo del cliente una copia en PDF y al departamento de Administración otra)

En ambos casos se debe controlar de forma fácil y gesmar lo hace, tal que cuando vemos el albarán en pantalla sabemos si esta firmado o no en el archivo, el albarán, y además cual es la ubicacion del mismo, o sea la carpeta en la que esta.

foto albaran venta 2015 con el tema firma
Control del albarán Firmado. Lo tradicional, es guardar en el archivo el documento firmado por el cliente, o sea en una carpeta y despues en un definitivo. Pero gesmar permite ver la digitalización del mismo desde el formulario del albarán, así como saber la ubicación física (carpeta o archivo) exacta de donde esta el documento. Esta opción  facilita mucho el tema de la justificación de cliente, ya que con una tablet y buscando el albarán podemos pulsar un boton y nos lo muestra.

foto albaran venta Digitalizacion


gesmar y algunas particularidades de los ALBARANES I

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1.- Concepto de Albarán.

Un Albarán de Venta, su función es ser  un justificante con la firma del cliente de que el material ha llegado y se ha instalado en el cliente. Es un documento que nos dice donde llevamos nuestro trabajo y que es lo que llevamos. Tradicionalmente, teníamos una libreta o bloc, donde a mano se rellenaba el documento.

albaran 3 albaran 2

 

 

 

 

 

La información que llevará este documento será: Número de Albarán para identificarlo, la Fecha en la que lo hacemos,  el cliente de destino, sus datos económicos (Neto, IVA, Total) y material llevamos con sus medidas y precio, fundamentalmente.

Pero cuando llegamos a la Era Tecnológica en la que estamos existen otros datos que debemos controlar y que ayudarán minimizar los tiempos de trabajo lo cual se refleja en ECONOMÍA.  Algunos de esos datos:  Número de Pedido y Presupuesto del que procede, para saber la trazabilidad del mismo, indicar quien ha sido la persona que ha medido lo que hemos producido (medidor), quien va a ir a montar el trabajo en el cliente (montador), como lo vamos a enviar, que transporte vamos a usar (transportista), entre otras.

foto albaran venta 2015

Pero gesmar incorpora a parte de estos aspectos, otros  de conocimiento que nuestros clientes de mucho tiempo nos han ayudado a añadir para que la información del mismo sea la máxima y su control óptimo.


gesmar y el control de la Producción.

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En un negocio como es la piedra, donde se produce una transformacion en el material, es importante controlar los tiempos que se emplean para elaborar los pedidos de los clientes. Cuando queremos saber el porcentaje de beneficio de un pedido hay dos elementos esenciales: El material y los gastos de trabajadores y maquinarias. La primera parte ya la hemos analizado en otros Posts, asi que nos vamos a centrar en la segunda.

taller de marmol

Para realizar tal control, debemos saber en todo momento que hace cada trabajador y que máquinas están funcionando y cuales no. Luego la toma de datos es esencial. Para tal fin , debemos de pensar en que entorno nos estamos moviendo, un entorno de humedad y polvo. Para tal fin DELTA GESTION a creado unas UD (Unidades de Datos), para la recepcion de datos, aunque la empresa puede poner perfectamente un PC para tal fin. Este dispositivo se conectará a gesmar y realizará de forma intuitiva la recepcion de datos, al comiezo y a la finalización del mismo.

toma de datos gesmar produccion

Esta formulario, puede salir en una pantalla táctil, y para meter la información el trabajador tardará 20 Segundos. Al finalizar la entrada, podemos emitir un justicante para el trabajador o bien picar el pedido por la parte de atrás.

Con esta información, podemos saber cuantas horas se dedican a un Pedidos, que máquinas intervienen, que trabajador no ha venido un dia a trabajar, en que estado están los pedidos,……. Además podemos crear heurísticas lógicas de razonamiento, por ejemplo, tenemos dos pulidoras libres y la primera tiene un gasto medido mayor que la segunda, entonces gesmar le puede decir al trabajador que para pulir escoga la segunda. Para tal fin tendremos unos formularios para que el departamento de administración meta los costos asociados a las revisiones de las máquinas, sustitución de piezas,…….

Hemos creado un video para que se pueda ver como funciona esta opción.

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