gesmar y la Contabilidad. Procesos Cotidianos para una Pyme.

Independientemente que una empresa tenga su asesoría fiscal para que le gestione la contabilidad, sus impuestos,….. y su asesoría laboral para los contratos, altas, bajas,…la empresa debe saber información en tiempo real de como van sus Pagos, Cobros, su gestión de IVA, sus Retenciones, sus perdidas o ganancias , sus bancos, sus intereses de productos bancarios,…… gesmar con sus procesos intenta automatizar la contabilidad en casi un 90%. Debemos de tener en cuenta que cuando creamos un cliente, un acreedor, un proveedor, un banco, un trabajador…. Automáticamente se abren sus cuentas contables en contabilidad, así nos ahorramos el tener que abrirlas y llevar las numeraciones y generamos una vinculación entre la gestión y la contabilidad a nivel de cuenta.
Por ello gesmar tiene un modulo para la gestión de esta información. Analicemos algunos procesos:
•    IVA: Cuando llegamos a la factura con gesmar, aparece un botón para realizar su apunte contable de forma automática, así podremos controla el IVA repercutido, el importe que debe abonar el cliente y la cuota a ventas. De igual forma pasa cuando facturamos los albaranes de compra, nos aparece un icono para poder contabilizar dicha factura, así sabremos que le debemos al proveedor, cuando IVA Soportado acumulamos y la cantidad de Compra generada.  Todo esto se hace con dos botones. Para controlar la liquidación de IVA nos faltarían los Gastos. Sabemos que tenemos gastos con IVA, Luz, telefonía, Servicios….y otros sin IVA, intereses de productos bancarios, nominas, autónomos,…… pues en el modulo de contabilidad con formularios simples podremos introducir ambos. Así controlamos las liquidaciones de IVA.
•    Retenciones. Con las retenciones de alquiler, profesionales o cantidades a cuenta pasa lo mismo que con el IVA, en los documentos de gastos que van al introducirse van sumando.
•    Cobros y Pagos. Como ya tenemos anotadas todas las ventas, compras y gastos, ahora debemos ver como se anotan los cobros y pagos. En un Cobro, puede darse los casos en los que un cliente transfiera el cobro o nos diga de domiciliar un recibo o nos page en efectivo o pagar con un talón, pagaré, confirming…… todos ellos tiene cabida en la automatización de gesmar. En un Pago, pude darse el caso de pagar con las mismas fórmulas. Como vemos el cliente, proveedor y acreedor pueden pagar facturas completas o parciales. Gracias a los Extractos de Cuenta que podemos usar en cualquier momento, tendremos el saldo de la cuenta al instante. Incluso este modulo permite la conciliación automática de una cuenta en varias empresas.
•    Bancos-Caja. Con la anterior opción los bancos y la caja se van confeccionando casi automáticamente. Para facilitar los movimientos entre diferentes cajas y cuentas bancarias tenemos unos formularios que automatizan esos flujos económicos.
•    Diario. Receptor de toda la información.
Para ver la información, ver un Perdidas o Ganancias  o un Balance de Cuentas, gesmar incorpora sus correspondientes informes en tiempo real.

Además genera un informe muy interesante, que da la evolución de los grupos de cuentas (1 al 7) por meses y colores. Se puede ver en el video que acompaña al post.
Con esta opción que propone el módulos de gesmar para la contabilidad, podemos tener usuarios que no sepan contabilidad para que se vaya creando.
Además podemos exportar el diario a otros programas para hacer cálculos financieros o económicos.

Ejemplo en el siguiente video:  http://youtu.be/lpTwMLw6JxA

gesmar y la variación del Stock

Cuestión. Cuando tenemos cualquier tipo de negocio, uno de los parámetros importantes del mismo es el Stock del Almacén. En una empresa donde compramos por ejemplo 10 vasos y vendemos dos, el control del stock es fácil, sería de 8 vasos siempre y cuando no se halla roto ninguno. Pero en una Fabrica de mármol, compramos un material; Tabla, Bloque…. y lo que obtenemos son Encimeras, Solerías, Figuras,…….. Existe una transformación; un articulo que compramos se transforma en otro y además nos deja un resto de material que deberemos hacer que entre de nuevo en el almacén o lo destinemos como deshecho e ira al contendor de basura.

Solución. Que hace gesmar ante esta cuestión? Lo primero que tenemos es un cliente que entra por la puerta y nos pide presupuesto de algún artículo. Generalmente le damos varias opciones para que el escoja la que desea. Tras pensárselo viene un día y nos escoge la opción a realizar. Desde gesmar se crea el pedido solo con la línea o líneas que nos ha aceptado. Posteriormente el departamento de administración de la empresa de mármol generara una orden de medición para ver exactamente que debemos hacer y valorar el pedido bien. A la hora de ejecutar el pedido , debemos introducir el material a consumir que se decrementará del Stock. Si no tenemos debemos pedirlo al proveedor o traerlo. Tras elaborar el artículo solicitado, deberemos decidir si el material que sobra es un retal y va a la basura o si es un nuevo articulo y le daremos entrada en el almacén. La entrada al almacén puede ser manual o automática. Lo normal es que sea manual pues el resto a meter puede tener alguna merma por rotura.

Para comprobar como el Stock cambia, siempre nos podemos ayudar de un informe dinámico que puede ser consultado desde una tablet,móvil o portátil en modo lectura el stock existente en el segundo. gesmar funciona en tiempo real.

Veamos un ejemplo en el siguiente video.

gesmar y el proceso de una medición en el cliente

Introducción. Cuando un cliente viene a nuestra empresa, solicita un presupuesto de lo que desea. Vamos a suponer que lo que desea es una encimera. Allí la persona de administración, le dará varios precios de diferentes materiales. Posteriormente el cliente nos llamará para decir que acepta uno de ellos. Con esa línea, gesmar generará el Pedido que nos solicita.En ese momento el cliente firmará el presupuesto y normalmente dará un dinero a cuenta. Ahora debemos ir a medir, entonces la persona de administración deberá hablar con el cliente y ver cuando le viene bien, la hora, la dirección,….. y genera una hoja de medición.

Debemos tener en cuenta que podemos cerrar un número de mediciones alto con lo cual debemos controlar muy claramente cuando las vamos a hacer, para no poner dos el mismos día, o saber por dónde va a estar el medidor para optimizar los desplazamientos. Para ayudar a administración, gesmar posee herramientas visuales que lo facilitan, pero eso lo comentaremos en sucesivos articulos.

Proceso. Una vez generada la hoja de medición podemos funcionar de dos formas:

a) Tradicional. Nuestro medidor tendrá la nota, en papel escrito y sobre ella cuando vaya al cliente hará el dibujo y verá los obstáculos, tipo de canto, número de ingletes, colocación del grifo, colocación de fregadero, tipo de estrías,…… y obtendrá la firma de conformidad del cliente. Dicho papel lo entregará en administración y el personal de administración lo deberá introducir en su software y archivar en su carpeta. Si el medidor se retrasa en pasar por la oficina, esos días no se podrá empezar a desarrollar el trabajo.

b) Opción que da gesmar. Nuestro medidor lleva una tablet y cuando va al cliente se conecta al servidor y en tiempo real, (INTERNET) hace el dibujo, recoge la firma y marca las características del trabajo desde gesmar. Al terminar lo graba y lo manda por mail a la administración en formato PDF. Con este proceso, hacemos que en tiempo real, o sea cuando el medidor salga por la puerta del cliente, que la información este en la oficina. Para que administración sepa que el trabajo está desarrollado y se debe empezar el proceso de fabricación, gesmar tiene varias formas de aviso. Por ejemplo, cuando el medidor genera el PDF, automáticamente llega un mail a administración informado de lo sucedido o mandando al usuario de gesmar un aviso visual o saliendo el documento por la impresora predeterminada. Ello es configurable. Eliminamos papeles intermedios.

Veamos un video ilustrativo del proceso: http://youtu.be/ApHxJ_N6x64