gesmar y la trazabilidad de una venta I

LA TRAZABILIDAD DE UNA VENTA PARA gesmar

Cuando se realiza una venta, (vamos a analizar una venta que pase por casi todos los pasos), partimos del presupuesto en el cual nos pueden aceptar una línea, varias líneas o todo, y generando uno o varios pedidos. Esos pedidos podrán tener ordenes de producción o no, y generaran uno o varios albaranes de una o varias series. Estos Albaranes se podrán facturar de uno en uno o agrupándose por cliente. Esta factura podrá tener una o varias formas de cobro, lo que hará que la factura esta cobrada o parcial mente cobrada. Si se desea la trazabilidad culmina, cuando la factura entra en contabilidad, anotando el debito del cliente, anotando en el registro de IVA y anotando en el registro de Ventas la misma, y los cobros en sus diferentes partes.

En gesmar un usuario puede ir a cualquier documento anteriormente indicado y ver lo que tiene detrás y lo que tiene delante, o sea si estamos en un pedido podremos ver en todo momento cual es su presupuesto de procedencia si lo tiene y cuáles son los albaranes o el albarán que ha producido.

Ahora incorporamos una opción que al usuario le permite verlo todo sin salirse de una pantalla. Veamos su formato.

En este formulario que es más largo, vemos la importancia de las fechas de cada documento,  vemos que podemos acceder a cualquier documento de la trazabilidad de la venta, podemos buscar por cualquier campo, podemos exportar a Excel cualquier búsqueda dinámica que realicemos……

Vemos la facilidad de analizar las ventas de un periodo de tiempo cualquiera, y por colores y zonas sin rellenar sabremos en todo momento la situación real: Sabremos que Pedidos no se han albaranado, o que presupuesto no han seguido para adelante o cuando tenemos pendiente de cobro de cada factura, o si un pedido posee varios albaranes, o cuantos albaranes y de quien están sin facturar………..

 

 

 

gesmar y la trazabilidad de una venta II

INFORMACIÖN DEL FORMULARIO DE SITUACION

Vamos a ver como es la pantalla con un ejemplo:

(Los campos Empresa y Cliente Final han sido borrados por criterio de privacidad)

En este ejemplo, vemos como partimos del Número de Pedido, con su fecha de creación de Pedido, la empresa que lo encarga y su botón para acceder directamente a él y poder hacer cualquier gestión, después volvemos al formulario de Situación. Podremos hacer búsquedas dinámicas, como buscar los pedidos de un mes, de un cliente, desde un número de pedido a otro,….. Y llevarlo a Excel para poder tratarlo.

Posteriormente nos vienen los campos de Número de Presupuesto, Fecha de Presupuesto, Número de Resumen, Fecha del Resumen, Número de Albarán, Fecha de Albaran, Fecha Factura y Número de Factura. Si el Pedido posee presupuesto ahí lo tendremos. Si lo deseamos, desde hay podremos entrar al Presupuesto para ver cualquier dato. Lo mismo pasa con el Albarán y la Factura.

Por último nos llega el importe de la Factura y la cantidad cobrada de la misma. El último botón, nos permite entrar a los cobros de la factura con sus fechas y posibilidad de imprimir un justificante del mismo.

Por último nos dice el informe, lo pendiente de la factura, el número de orden de producción, la fecha de la orden de producción y el cliente final. Este último campo es muy importante en clientes que trabajan con tiendas de cocina o particulares, nos dirá el nombre del cliente final al que le hemos realizado el trabajo. Así por ejemplo si hemos realizado un trabajo a: Pepe Navarro y el cliente al que facturamos es COCINAS DELTA S.L.  Podremos buscar la información por ambos.

 

ACCESO A LA INFORMACION

El formulario, posee unos botones azules con una «i» en medio, que nos permite el acceso al documento en cuestión.

Veamos un ejemplo:

gesmar y el movimiento de materiales por nuestra fábrica I

INTRODUCCION

Para conocer en todo momento donde se encuentra nuestro material por la fabrica, gesmar pone su  disposición un conjunto de herramientas que posibilita tal fin. Para el control de nuestros pedidos, esta información es importante.

Para ilustrar estos flujos de movimiento, gesmar utiliza dos conceptos importantes, Almacén y Ubicación. Nuestra empresa estará dividida en almacenes donde encontraremos los Bloques, las Tablas, las solerias, los trabajos terminados,…… y dentro de cada almacen diferentes zonas donde estará nuestro material, las ubicaciones. Si nuestra empresa posee varias localizaciones, evidentemente tendremos para cada localizacion un almacen.

            

 

EJEMPLO PRACTICO

Para explicar el funcionamiento vamos a poner un ejemplo de una empresa como la del dibujo:

(En Verde aparrecen las Ubicaciones y en Negro los Almacenes)

En la Empresa DELTA STONE tenemos cuatro almacenes: ALM1,ALM2, ALM3 y ALM4. (Son almacenes o sub-almacenes de uno principal, el concepto es igual).
Esta empresa usa el ALM1 para almacenar las TABLAS que luego va a usar para distribución. Son tablas que usará para su consumo o para venderlas a terceros. En este almacén vemos cinco zonas o ubicaciones (U1,U2,U3,U4,U5,U6 y U7). Las ubicaciones nos dan información para saber rápidamente donde tenemos un material, pues desde gesmar es un dato importante para su pronta localización. Por ejemplo si tenemos un deposito de un proveedor que deseamos tener un poco a parte podemos usar la U6 y U7. En la U5 tendremos las tablas que más se comercialicen , pues esta cerca de la puerta para ser cargadas en los vehículos.
El ALM2 , por la zona en la que esta se usa para almacenar BLOQUES y BOLOS que extraemos de nuestra cantera o bloques que compramos en el exterior. Por ello tenemos dos zonas: B1 y B2. En B1 tendremos los que bajan de la cantera y aún no están preparados para hacerlos tablas o plaquetas, y B2 los que si están cuadrados. Claramente podríamos a ver sacado otra ubicación B3 que fueran donde están los bolos.
El ALM3 lo llamaremos SECANO es el que dedicaremos para almacenar trabajos erróneos o retales de tamaños raros y difícil de reutilizar.
El ALM4 será donde coloquemos los trabajos que elaboramos. Tendremos dos zonas: E1 y E2 donde colocaremos flejados  los trabajos que hacemos, tales como encimeras, escaleras, solerías,…….. Además en E3 y E4 son dos pulidoras, E5 es un CortaBloques, E6 es una Monolama, E7,E8, E9 y E10 son los Talleres o Bancos de Trabajo.  Tambien es importante saber el material que tenemos en cada máquina.
Si vemos tenemos cuatro zonas de taller, más las Pulidoras y el Cortabloques.
En esta situación, vamos a ver como se controla el flujo de material entre las distintas zonas que tenemos.

La forma de entrar material en el STOCK es:
a)    Material que Extraemos de nuestra cantera. Usaremos la Opción: Extracción/Canteras. Ejemplo Bloque o Bolo que llega a nuestro almacén.
b)    Material que compramos a un Distribuidor. Usaremos la Opción de Albarán de Compra. Ejemplo Compramos “x” tablas a un distribuidor.
c)    Sobrante de usar un material que se considera importante y no un retal. Ejemplo cortamos una tabla y nos sobra la mitad.

Pero luego además, los materiales circulan por nuestras instalaciones, de una zona a otra. Para ello usaremos los Partes de Producción, por que lo que deseamos es saber nuestro material donde esta en todo momento, y esto ayudará al Pedido a saber en todo momento como va. Recordemos que cada Pedido se debe encontrar en un Estado y que además tenemos unas líneas de seguimiento para controlar en todo momento que ha pasado con el mismo.

Algunos Pasos:

a)    Un bloque que se extrae en nuestra cantera, se puede almacenar al aire libre en la misma o bajarse a nuestras instalaciones. Si se baja se almacenaría en el almacén ALM2(BLOQUES)en la zona B1 o B2. En este momento a parte de colocarle un número generalmente sobre el mismo, entraría con un código dentro de gesmar. Ese código indicaría donde está, sus dimensiones, material,… incluso foto si se desea.
b)    Cuando se escoja uno para elaborarlo pasaría del ALM2(BLOQUES)-B1 a ALM4(ELABORADOS)-E6. Entra el Bloque y se empieza a cuadrar. Cuando terminamos, puede ir a ALM2(BLOQUES)-B2 o pasar al Cortabloques: ALM4(ELABORADOS)-E5.
c)    Las Tablas que salgan del Cortabloques que queremos vender como tales, irían a ALM1(TABLAS)-U1. Si por ejemplo son tablas ya vendías o apartadas a ALM1(TABLAS)-U2.
d)    Cuando cogemos una tabla , para realizar una Encimera de Baño: ALM1(TABLAS)-U1 o ALM1(TABLAS)-U6 a ALM4(ELABORADOS)-E7. El resultado, pasaría a ALM4(ELABORADOS)-E1 y el sobrante a ALM3(SECANO)-S1 si es un trozo que queremos guardar o al contenedor.

Vemos que hay procesos internos que no depende de un pedido y otros que si. En el pedido controlamos el material que consumimos y el producto resultante, pero con el parte de producción, controlamos por los lugares que pasa nuestro material antes de dar el producto deseado. Asociado a un Pedido, podremos obtener si se desea, las horas empleadas, por que lugares a pasado, que trabajadores han intervenido,…………

Esto parece engorroso a primera vista, y que además tiene una carga administrativa grande, pero no es así. Veamos como trabaja  gesmar .

 

gesmar y el Seguimiento en los Pedidos de Venta.

Introducción. 

En los Pedidos, como hemos visto en otros Post de nuestro blog, es importante controlar el material que utilizamos para la elaboración de los que nos piden. Así controlamos nuestro Stock de material en los almacenes . Pero otro aspecto importante ha controlar en nuestros pedidos es la historia o evolución del mismo en la empresa.  Es muy importante saber en cada momento cual es la situación en la que se encuentran. A gesmar le da igual el tamaño de la empresa, pues entendemos que cuando una empresa del sector de la Piedra esta abierta, es por que realiza trabajos de sus clientes. Si trabajamos con constructoras o tiendas de cocina, los pedidos se incrementan.  Si trabajamos con comerciales, a ellos les va a interesar saber en todo momento, como están los trabajos que ellos han cerrado. Por ello hay que facilitar la consulta de los mismo desde  una Tablet , móvil o portátil, sin tener que llamar a la oficina para saber como están. Cuando llamamos para conocer ese dato, la persona de administración pierde la concentración y normalmente sale al taller a ver como va.  Nos cuenta dinero esa gestión.

Por lo normal, cada trabajo suele tener una historia (Medición, Compra o Decremento del Stock, Elaboración, Facturación-Cobro, Corrección de Medidas ……) . Para llegar a su albarán hay muchos supuestos que nos complica llegar al mismo. Cada olvido de un detalle de uno de nuestros trabajos, al final se transforma en costos elevados para nosotros, beneficios más bajos. Debemos procurar que cuando un cliente nos llame, sepamos dar en cada caso como esta su pedido. Por ello gesmar posee una opción donde el usuario puede realizar el seguimiento de cada trabajo: Seguimiento de Pedidos.

Seguimiento de Pedidos

Para cada pedido vamos a tener un seguimiento independiente. Cada Pedido tendrá una serie de líneas, comenzando por la  fecha de la linea de seguimiento (cuando la introducimos en el sistema) , que nos irá contando la historia de los mismos.  Seguiremos con  una descripción de lo que ha sucedido, quien de la empresa ha anotado dicha línea y luego tres campos: Estado, Gestión a Realizar y Fecha de Alerta. Con las tres primeras anotamos lo que ha sucedido. Pero también es importante organizar en qué estado está el trabajo, cuando creemos que ese estado va a cambiar y cuando cambie que debemos hacer o sea que gesmar trabaje para nosotros.

El número de estados, líneas de seguimiento y el de gestiones a realizar que podemos definir para gesmar son ilimitados.

Algunos ejemplos de estados, pueden ser los siguientes:

• Podíamos tener un estado de ELABORACION. Con él le indicamos al cliente que su trabajo está en nuestro taller. Eso se lo puede decir cualquiera de las personas de la empresa sin tener que recurrir a preguntar a nadie.

 

Ese estado, puede ir en una línea de seguimiento, donde  queremos que cuando se acabe el trabajo el sistema no avise que está     terminado, y para ello queremos que sea dentro de 5 días (el número de días se puede cambiar porque no todos los trabajos tardamos  igual) y se lo diga a una persona determinada de la empresa.

 

• Podríamos tener un estado de TERMINADO, el cual avisa a cualquier persona que lo consulte, que el trabajo ya se ha terminado, que pude estar a falta de ser flejado y paletizado. Ese estado puede ir en una línea de seguimiento, donde queremos que nos avise a los dos días de que su nuevo estado debe ser FACTURACION y que avise de esta circunstancia a la persona responsable de la misma.

• Podríamos tener un estado de PENDIENTE DE MATERIAL, con el cual avisamos que aún no ha empezado su trabajo y que está pendiente de la llegada del mismo al almacén.

Así un conjunto de estados básicos pueden ser estos:

 

Y unas líneas de seguimiento de un pedido estas:

Explotación de los Seguimientos de Pedidos.

Todo esto esta muy bien, siempre y cuando la explotación y manipulación de todos estos datos, no dependa de personas, sino de gesmar.  Para conseguir esto, en esta nueva versión incorporamos dos opciones:

a)   Avisador de Alertas por usuario o global. Cuando un usuario entra en gesmar, automáticamente se le pueden abrir todas las alertas del día, de Hoy. El podrá ver que pedidos se ven afectados por decisiones que debe tomar, podrá verlos y decidir.  Podrá escribir otra linea y en su caso pasar la dependencia del pedido a otro usuario.

b)   Calendario. En esta opción, se puede mandar información de los pedidos a determinados gestores de calendarios, para así poderlos ver visualmente.

Veamos un ejemplo de un Pedido y su Lineas de Seguimiento:

y otro ejemplo simple desde una tablet: